Kaupallisia asiakkaita koskeva tietosuojaseloste

Päivitetty 24.5.2018

1 Rekisterinpitäjä

Varamiespalvelu-Group Oy (jäljempänä ”VMP”)
y-tunnus: 2514701-7
Maariankatu 6, 20101 TURKU
Puhelin: 040 307 5000

2 Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Lakimies Aki Saari
c/o Varamiespalvelu-Group Oy
Puhelin: 040 307 5031
Sähköposti: tietosuoja@vmp.fi

3 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee kaupalliseen asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, rekisterinpitäjän palvelujen tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä asiakasviestintään ja profilointiin liittyviä tietoja.

Rekisteröityjen ryhmä koostuu niistä kuluttajista sekä yhteisöjen edustajista, jotka käyttävät rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yrityksen tarjoamia kaupallisia palveluita, mutta jotka eivät ole työnhakijoita, työntekijöitä tai työntekijöitä työllistäviä yritysasiakkaita (ns. työsuhdeasiakkaat). Rekisteröityjen ryhmään kuuluvat lisäksi ne työsuhdeasiakkaat, jotka haluavat hankkia myös rekisteröidyn kaupallisia palveluita varsinaisten työllistymispalveluiden rinnalla.

Kaupallisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa seuraavia maksuttomia tai maksullisia palveluita, joiden avulla pyrimme auttamaan yksilöitä menestymään muuttuvassa työelämässä:

  • uranhallintapalvelu
  • CV-palvelu / CV-sparraus
  • työllistymisstrategia
  • työpaikka-matching
  • verkostoitumismahdollisuudet
  • palautteen saaminen
  • ohjattu mentoripalvelu
  • työelämävahvuuksien kartoitus
  • erilaiset testit ja simulaatiot
  • aloitepörssi
  • soveltuvuusarvioinnit
  • koulutukset ja valmennukset
  • tutorointipalvelut
  • työstä palautuminen
  • Uusien työnteon muotojen tarjoaminen, kuten laskutuspalvelun hyödyntäminen
  • työhön ja vapaa-aikaan liittyvien etujen, tavaroiden ja palveluiden tarjoaminen
  • VMP Edut -verkkokaupan sisältämien etujen, tavaroiden ja palvelujen tarjoaminen sekä Cardu-mobiilietukortin tarjoaminen käyttöön

Osa kaupallisista palveluista ovat luonteeltaan palveluita, joita tarjotaan normaalin työllistämiseen tähtäävän palvelun tai asiakkuuden kehittämisen ohessa, jolloin siihen liittyvät tiedot kerätään samaan yhteyteen työnhakijan ja työntekijän tietosuojaselosteissa mainittujen henkilötietojen kanssa.

Mikäli kaupallinen lisäpalvelu on maksullinen (esim. VMP Express-palkka) niin maksullisuus tuodaan selkeästi esille palvelun esittelyn ja mahdollisen tilauksen yhteydessä.  

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

  • Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, sukupuoli, yhteystiedot kotiin tai työpaikalle (postiosoite, puhelinnumero, sähköposti), rekisteröidyn ammatti (mikäli kyseessä on yhteisön edustaja) ja kieli
  • Markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, markkinointitoimenpiteet (mm. markkinointiarpajaistiedot ja niiden osallistumistiedot)
  • Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyviä tietoja, kuten asiakasnumero, asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päätymistiedot sekä tapa, asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyviä tietoja (esim. tilaus- ja peruutustiedot, palautteet sekä asiakaspalvelutapahtumien taltiot), laskutus- ja perintätiedot
  • Sähköisten palvelujen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten uutiskirjeen tilaaminen ja rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (mm. selain ja sen versiot, IP-osoite ja sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt rekisterinpitäjän sivuille) ja evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja sekä palvelun ominaisuuksien käyttötiedot
  • Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
  • Käyttäjätunnus ja salasana
  • Tilastollinen ennuste henkilön ostokäyttäytymisluokituksesta (ks lisätietoja kohta 6)
  • Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

5 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää, sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää lisäksi konserniin kuuluvien muiden yritysten rekistereistä, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä yrityksiltä ja viranomaisilta, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja. Yhteisöjen edustajia koskevia tietoja voidaan kerätä myös kaupparekisteristä sekä yritysten verkkopalveluista.

6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään kaupalliseen asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin sekä segmentointiin, rekisterinpitäjän palvelujen tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakasviestinnässä, jota toteutetaan myös sähköisesti ja kohdentaen, sekä profilointiin, mikäli rekisteröity ei ole kieltänyt profilointia. Sinulla on oikeus muuttaa tietojesi keräämiseen liittyviä asetuksia vmp.fi -asiointipalvelussa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin rekisterinpitäjän konserniin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden ja rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin (muun muassa suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset). Tietojen luovutetaan yhteistyökumppaneille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat kaupallisia asiakkaita koskevan rekisterin toiminta-ajatusta eivätkä ole tämän rekisterin käsittelytarkoitusten kanssa yhteen sopimattomia. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on kaupallisen asiakkuuden hoitamisen muodostama oikeutettu etu muun muassa paremman asiakaspalvelun ja parempien uusien palveluiden kehittämiseksi tiedon jalostamisen avulla.

Tiedon jalostamisen lähtökohta VMP:llä

Me VMP:llä ryhmittelemme, jalostamme ja rikastamme asiakassuhdetta kuvaavia tietoja pystyäksemme palvelemaan sinua paremmin. Tällaisia asiakassuhdetta kuvaavia tietoja ovat esimerkiksi ikäluokitus, tieto viimeisimmästä työnantajasta ja tehtävänimikkeestä. Lisäksi hankimme yhteistyökumppaniltamme Fonectalta lisätietona ostokäyttäytymisluokituksesi (OKL) estimaatin (tilastollinen arvio) tietojesi rikastamista varten. OKL-tietojen avulla pyrimme ymmärtämään asiakkaidemme elämäntilannetta, kuluttamisen motiiveja ja tavoitteita entistä paremmin. Tavoitteenamme onkin auttaa yrityksiä ja yksilöitä menestymään muuttuvassa työelämässä. Lisätietoja Fonectan palvelusta saat täältä: https://www.fonecta.fi/yrityksille/ostokayttaytymisluokitus/#esittely

Profilointi* ja profiloinnin toteuttaminen VMP:llä

Työn tekemisen motiivia (motiivisegmentti) kysytään VMP:n asiakaskokemuskyselyissä (toteutettu WheelQ-työkalun avulla). Kuukausittaista sähköpostikyselyä lähetetään satunnaisotannalla yli 500 vastaanottajalle, lisäksi kysely on aina avoinna vmp.fi -asiointipalvelussa.

Motiivisegmenttien avulla tiedämme, mikä sinua motivoi omassa työnteossasi. Osa työntekijöistämme motivoituu ennen kaikkea mahdollisuudesta tienata matkakassaan, kun taas osa haluaa kehittää uraansa pitkäjänteisesti, kolmas taas arvostaa eniten hyvään työporukkaan kuulumista.

Tätä motiivikyselyä eivät kaikki henkilöasiakkaat kuitenkaan täytä, siksi tuotamme ei-vastanneille henkilöasiakkaille motiivisegmentin tilastollista todennäköisyyttä hyödyntämällä. Tämä estimaatti perustuu WheelQ-kyselytutkimuksessa vastanneiden henkilöiden itse kertomaan profiilitietoon (ensisijainen työnteon motiivi vastaushetkellä), jota selitetään henkilöihin liitettävillä työnhakulomakkeen ja työhaastattelussa annetuilla tiedoilla (millaista työtä hakee, koulutus, edellinen työsuhde, asuinalue jne.). Erikseen mainittakoon, että ikää ja sukupuolta ei käytetä segmentoinninkriteerinä.

Näin luodaan tilastollinen malli, jonka pohjalta, haku- ja perustietoja hyödyntäen, kaikille kaupallisille asiakkaille estimoidaan arvio heidän ensisijaisesta työntekomotiivista. Tämä tieto auttaa meitä parantamaan asiakaspalveluamme sekä luomaan uusia palveluita asiakastarpeisiin pohjautuen. Sinulle tämä tarkoittaa esimerkiksi yksilöllisempää palvelua ja osuvampia työmahdollisuuksia.

Henkilöasiakas voi halutessaan päivittää motiivisegmenttinsä vastaamalla sähköpostiin tulleeseen kyselyyn tai asiointipalvelusta löytyvään asiakaskokemuskyselyyn (linkki), jolloin uusi vastaus korvaa estimaatin tai aikaisemman vastauksen. Lisäksi tarjoamme asiointipalvelun CV-profiililla mahdollisuuden kieltäytyä profiloinnista.

VMP:llä ei toteuta toiminnassaan tietosuoja-asetuksen artiklan 22 mukaista automatisoitua päätöksentekoa.

* data-analytiikalla tuotetut profiilit, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen 4. artiklan mukaisen määrityksen [http://www.privacy-regulation.eu/fi/4.htm].

7 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat kaupallisen rekisterin toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton tämän rekisterin käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille tai rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole tätä erikseen kieltänyt. Henkilötietoja luovutetaan vain sellaiselle yhteistyökumppanille, joka on sitoutunut toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten silloin, kun henkilötiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

8 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

11 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa https://www.vmp.fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot/ .Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.