Julkisten rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palvelujen asiakkaiden tietosuojaseloste

Päivitetty 4.6.2018

1 Rekisterinpitäjä

Varamiespalvelu-Group Oy (jäljempänä ”VMP Group”)
y-tunnus: 2514701-7
Maariankatu 6, 20101 TURKU
Puhelin: 040 307 5000

2 Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Lakimies Aki Saari
c/o Varamiespalvelu-Group Oy
Puhelin: 040 307 5031
Sähköposti: tietosuoja@vmp.fi

3 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Varamiespalvelu-Group Oy käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja julkisissa rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palveluissa.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti häneltä itseltään. Asiakkaan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muualta. VMP Group käsittelee julkisten rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palvelujen asiakkaista muun muassa seuraavia henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (postiosoite, koti- ja matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • syntymäaika
  • kansalaisuus
  • kielitaito
  • sukupuoli
  • ammatti ja ammattikortit
  • ajokortti ja auton käyttömahdollisuus
  • työlupa, sen voimassaolotiedot ja siihen liittyvät rajoitteet
  • koulutustiedot, tutkinnot ja muut erityistaidot tai -osaaminen
  • työkokemus
  • suosittelijat
  • työttömyyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -olosuhteet
  • työnhaun hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten mahdolliset hakemuksista ja/tai haastattelusta laaditut muistiinpanot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, jos arvioinnin tekeminen on tarpeellista työnhakijan hakeman työtehtävän kannalta
  • työnhakijan valokuva (työnhakijan oma kuva itsestä ja VMP Groupin työnhakijasta ottama kuva)
  • työnhakijan käytettävyystiedot (muun muassa koko-/osa-aikaisuus, päivätyö, mahdollisuus aloittaa työskentely)
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa
  • työnhakijan toiveet työpaikkaan liittyen (muun muassa toimiala, sijainti, työtehtävät, työaika, palkkaus)
  • mahdolliset työnhakuun/työhön liittyvät työnhakijan kiinnostuksen kohteet
  • mahdollinen nimimerkki VMP Groupin verkkopalveluun (kuten keskustelufoorumille)
  • lisäkoulutus-, lisäpalvelu- ja muut VMP Groupin sidosryhmien palvelutiedot asiakkaasta niiltä osin kuin ne ovat tarpeellisia VMP Groupin kokonaisvastuulla olevien julkisten rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palvelujen tuottamisen osalta
  • asiakkaan soveltuvuustiedot VMP Groupin tuottamissa julkisissa rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palveluissa
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

VMP Group käsittelee asiakkaan henkilötietoja palveluprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin julkisten rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palvelujen täytäntöön paneminen, sekä VMP Groupin kautta työllistyneiden työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä. Lisätiedot työnhakija- ja työntekijäasiakkaiden henkilötietojen käsittelystä löytyvät työnhakija- ja työntekijäasiakkaiden tietosuojaselosteissa:

Työnhakija-asiakkaiden tietosuojaseloste

Työntekijä-asiakkaiden tietosuojaseloste

Henkilötietoja  käsitellään lisäksi VMP Groupin palveluviestinnän  toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa palvelujen asiakkaisiin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä tiedotteilla ja uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin VMP Groupin oikeutettuun etuun  tiedottaa asiakkaita ja työnhakijoita VMP Groupin ja julkisten rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palvelujen ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa. Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä työnhakijaviestinnän vastaanottamisesta klikkaamalla uutiskirjeessä olevaa linkkiä tai olemalla yhteydessä omaan yhteyshenkilöösi.

6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Asiakkaan suostumuksella voidaan luovuttaa palvelun tuottamisen ja työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja VMP Groupin sidosryhmille ja työnantaja-asiakkaalle julkisten rekrytointi- ja osaamisen kehittämisen palvelujen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle ja KELA:lle sekä muille tahoille, jotka liittyvät palvelun toteutumista koskevien asioiden hoitamiseen.

Jos palvelun asiakas työllistyy VMP Groupin työnhakuprosessin tuloksena, hän tekee pääsääntöisesti työsopimuksen VMP Varamiespalvelun paikallisyrityksen kanssa. VMP Group luovuttaa työtehtävään valitusta työnhakijasta työsuhteen kannalta tarpeelliset henkilötiedot kyseiselle VMP Groupin konserniyritykselle. Työnhakijan henkilötietojen luovuttaminen VMP Groupilta paikallisyritykselle perustuu työsopimuksen täytäntöön panemiseen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen työnhakijan pyynnöstä. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille VMP Groupin yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja VMP Groupin lukuun ja VMP Groupin ohjeistamana. VMP Groupin yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

7 Henkilötietojen suojaaminen

VMP Groupilla on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla VMP Groupin sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Palvelun asiakkaan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, sekä työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään kuitenkin enintään yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Yhden vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain mukaiseen kanneaikaan.

9 Palvelun asiakkaan oikeudet

Palvelun asiakkaalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

  • Palvelun asiakkaalla on oikeus pyytää VMP Groupilta pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Osa henkilötiedoista on mahdollista korjata myös itse verkkopalvelun asiointitilin kautta. Jos palvelun asiakas esittää korjauspyynnön suoraan VMP Groupille, korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
  • Palvelun asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot VMP Groupin järjestelmästä kesken palvelun tarkoittaa samalla palveluprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.
  • Palvelun asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Palvelun asiakkaalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Palvelun asiakkaalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos asiakas katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Palvelun asiakas voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä omalle palvelun yhteyshenkilölleen.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

VMP Group kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa www.vmp.fi. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. VMP Group suosittelee asiakkaita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.