Dataskyddsbeskrivning för kommersiella kunder

Uppdaterad 24.5.2018

1 Personuppgiftsansvarig

Varamiespalvelu-Group Oy (senare ”VMP”)
FO-nummer: 2514701-7
Mariegatan 6, 20101 ÅBO
Telefon: 040 307 5000

2 Kontaktperson i frågor som rör registret

Jurist Aki Saari
c/o Varamiespalvelu-Group Oy
Telefon: 040 307 5031
E-post: tietosuoja@vmp.fi

3 Om dataskyddsbeskrivningen

I denna dataskyddsbeskrivning i enlighet med artiklarna 13 och 14 i den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016/EU) beskrivs på vilket sätt den personuppgiftsansvarige behandlar information med anknytning till skötseln och analysen av kommersiella kundrelationer och annan vederbörlig kommunikation, produktion och personifiering av den personuppgiftsansvariges tjänster, utveckling och planering samt marknadsföring av affärsverksamheten, opinions- och marknadsundersökningar samt kundinformation och profilering.

Gruppen registrerade består av de konsumenter samt representanter för organisationer som använder de kommersiella tjänster den personuppgiftsansvarige eller ett företag inom samma koncern tillhandahåller, men som inte är arbetssökande, arbetstagare eller företagskunder som sysselsätter arbetstagare (s.k. kunder med arbetsförhållande). Till gruppen registrerade hör dessutom de kunder med arbetsförhållande, som vill ha även den registrerades kommersiella tjänster vid sidan av de egentliga sysselsättningstjänsterna.

Med kommersiellatjänster avses bland annat följande kostnadsfria eller kostnadsbelagda tjänster, med hjälp av vilka vi försöker hjälpa individer nå framgång i ett föränderligt arbetsliv:

  • karriärhanteringstjänst
  • CV-tjänst/CV-sparring
  • sysselsättningsstrategi
  • arbetsplatsmatching
  • möjligheter till nätverksbildande
  • få respons
  • handledd mentortjänst
  • kartläggning av arbetslivsstyrkor
  • olika tester och simulationer
  • initiativbörs
  • lämplighetsbedömningar
  • utbildningar och träningar
  • tutortjänster
  • återhämtning från arbetet
  • Tillhandahållande av nya former av arbete, såsom utnyttjandet av faktureringstjänst
  • tillhandahållande av förmåner, varor och tjänster med anknytning till arbete och fritid
  • Tillhandahållande av förmåner, varor och tjänster i webbutiken VMP Förmåner samt möjlighet att använda mobilförmånskortet Cardu

Några av de kommersiella tjänsterna är till sin natur tjänster som tillhandahålls utöver den normala tjänst som fokuserar på sysselsättning eller utveckling av kundrelationen, vilket betyder att uppgifter med anknytning till denna samlas in med de personuppgifter om den arbetssökande och arbetstagaren som nämns i dataskyddsbeskrivningen.

Om den kommersiella tilläggstjänsten är kostnadsbelagd (t.ex. VMP Expresslön) lyfts kostnaden tydligt fram vid presentationen av tjänsten och i samband med en eventuell beställning. 

4 Personuppgifter som behandlas

Följande kategorier av personuppgifter om de registrerade samlas in och behandlas:

  • Den registrerades identifierings- och kontaktuppgifter, såsom namn, födelsetid eller personbeteckning, kön, kontaktuppgifter till hemmet eller arbetsplatsen (postadress, telefonnummer, e-post), den registrerades yrke (om det är frågan om en representant för en organisation) och språk
  • Uppgifter med anknytning till marknadsförings- och försäljningsfrämjande funktioner, såsom direktmarknadsföringstillstånd och -förbud, marknadsföringsåtgärder (bland annat information om marknadsföringslotterier och deltagaruppgifter)
  • Uppgifter med anknytning till kundrelationen och annan vederbörlig kommunikation, såsom kundnummer, uppgifter om när kundrelationen eller annan vederbörlig kommunikation har inletts och upphört och på vilket sätt, information med anknytning till skötsel av kundrelationen och kommunikation (till exempel beställnings- och annulleringsuppgifter, respons och inspelningar av kundservicetillställningar), fakturerings- och inkassouppgifter
  • Uppgifter med anknytning till skötseln av elektroniska tjänster, såsom prenumeration på nyhetsbrev och tekniska data som den registrerades webbläsare har skickat till den personuppgiftsansvariges server (bland annat webbläsare och dess versioner, IP-adress och webbplats från vilken den registrerade har flyttat sig till den personuppgiftsansvariges webbplats) och cookies när de innehåller personuppgifter samt användningsinformation om tjänstens egenskaper.
  • De intressen den registrerade har meddelat
  • Användarnamn och lösenord
  • Statistisk prognos för personens köpbeteendeklassificering (se mer information i punkt 6)
  • Information om förändringar av den registrerades ovan nämnda identifierande personuppgiftskategorier.

5 Personuppgifternas regelmässiga källor

Personuppgifterna insamlas från den registrerade själv, från olika tjänster som den registrerade använder samt i samband med olika marknadsföringsåtgärder.

Personuppgifter kan dessutom samlas in och uppdateras från register i andra företag som ingår i koncernen, från register som upprätthålls av den personuppgiftsansvariges samarbetspartner samt från företag och myndigheter som tillhandahåller tjänster som rör personuppgifter. Uppgifter som rör representanter för organisationer kan även samlas in från handelsregistret och företagens webbtjänster.

6 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Personuppgifterna behandlas för att sköta och analysera en relation med anknytning till kommersiella kundrelationer och annan vederbörlig kommunikation samt för segmentering, för produktion av den registeransvariges tjänster och personifiering, för utveckling och planering av affärsverksamheten samt för marknadsföring, opinions- och marknadsundersökningar. Dessutom behandlas personuppgifterna i kundkommunikationen som genomförs även elektroniskt och riktat, samt för profilering, såvida den registrerade inte har förbjudit profilering. Du har rätt att ändra inställningarna som rör insamlingen av dina uppgifter i e-tjänsten vmp.fi.

Personuppgifterna kan behandlas i enlighet med tillämplig lag i marknadsföringssyfte av bolag som vid tidpunkten ingår i den personuppgiftsansvariges koncern och av samarbetsparter som omsorgsfullt utvalts av den personuppgiftsansvarige (bland annat direktmarknadsföring och opinions- och marknadsundersökningar). Uppgifterna överlämnas till samarbetspartner endast för sådana ändamål, som gynnar verksamhetsidén bakom det register som rör kommersiella kunder och som inte är oförenliga med detta registers användningsändamål. 

Det berättigade intresse som skötseln av kommersiella kundrelationer ger upphov till utgör den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter, bland annat genom att bearbeta information för att kunna utveckla en bättre kundservice och bättre nya tjänster.

Utgångspunkten för bearbetning av information hos VMP

Vi på VMP grupperar, bearbetar och koncentrerar information som beskriver kundrelationer för att kunna ge dig bättre service. Sådan information som beskriver kundrelationer är till exempel åldersklassificering, uppgifter om den senaste arbetsgivaren och befattning. Dessutom insamlar vi som tilläggsinformation från vår samarbetspartner Fonecta en skattning (en statistisk bedömning) om din köpbeteendeklassificering (KBK) för att kunna koncentrera dina uppgifter. Med hjälp av KBK-uppgifterna strävar vi efter att bättre än tidigare förstå våra kunders livssituation, motiv för och syfte med konsumtion. Vårt mål är att hjälpa företag och individer att nå framgång i ett föränderligt arbetsliv. Du hittar mer information om Fonectas tjänst här: https://www.fonecta.fi/yrityksille/ostokayttaytymisluokitus/#esittely

Profilering och genomförande av profilering hos VMP

I VMP:s kunderfarenhetsenkät (genomförd med verktyget WheelQ) frågar vi efter motivet för att arbeta (motivsegment). Månatliga e-postenkäter skickas till över 500 slumpmässigt utvalda mottagare, dessutom är enkäten alltid öppen i e-tjänsten vmp.fi.

Med hjälp av motivsegmenten känner vi till vad som motiverar dig i arbetet. En del av våra arbetstagare motiveras framför allt av möjligheten att spara ihop till en reskassa, en del vill utveckla sin karriär på lång sikt och vissa uppskattar mest gemenskapen i ett bra arbetsgäng.

Alla personkunder fyller dock inte i den här motivenkäten och därför utarbetar vi med hjälp av statistisk sannolikhet ett motivsegment för de personkunder som inte har svarat. Denna skattning grundar sig på den profilinformation som alla som har svarat själva har berättat i WheelQ-enkätundersökningen (det primära motivet för arbete vid tidpunkten för svarandet), som förklaras med de uppgifter som har angetts på arbetsansökansblanketten och i arbetsintervjun (hurudant arbete man söker, utbildning, föregående anställningsförhållande, bostadsområde, osv.). Det är värt att påpeka att vi inte använder ålder och kön som kriterier för segmentering.

På detta sätt skapar vi en statistisk modell, utifrån vilken vi genom att utnyttja sök- och basuppgifter kan göra en uppskattning för alla kommersiella kunder vad gäller deras primära motiv för arbete. Den här informationen hjälper oss förbättra vår kundservice samt skapa nya tjänster som bygger på kundernas behov. För dig innebär detta till exempel mer individuell service och mer relevanta arbetsmöjligheter.

En personkund kan, om han eller hon så önskar, uppdatera sitt motivsegment genom att svara på den enkät som skickas via e-post eller på den kunderfarenhetsenkät (länk) som finns i e-tjänsten. Då ersätts uppskattningen eller det tidigare svaret med det nya svaret. Dessutom tillhandahåller vi med e-tjänstens CV-profil en möjlighet att neka till profilering.

VMP tillämpar inte i sin verksamhet ett automatiserat beslutsfattande i enlighet med artikel 22 i dataskyddsförordningen.

* profiler utförda med hjälp av data-analys och som uppfyller bestämningen i enlighet med artikel 4 i dataskyddsförordningen [http://www.privacy-regulation.eu/fi/4.htm].

7 Utlämnande och överlåtande av personuppgifter

Utlämnande av personuppgifter kan i princip endast göras för sådana ändamål som stödjer det kommersiella registrets verksamhetsidé och där uppgifternas användningsändamål inte strider mot användningsändamålen för detta register.

Personuppgifter kan enligt den personuppgiftsansvariges bedömning, inom ramen för gällande lagstiftning, utlämnas till företag som ingår i samma koncern som den personuppgiftsansvarige eller till registrerade samarbetspartner, såvida inte den registrerade separat har förbjudit detta. Personuppgifter utlämnas endast till sådana samarbetspartner som har förbundit sig till att agera i enlighet med dataskyddsförordningen.

Uppgifter kan även med stöd av gällande lagstiftning utlämnas på det sätt som begäran av myndigheter eller andra aktörer förutsätter, samt för historisk eller vetenskaplig forskning efter att personuppgifterna har ändrats så att personen inte kan identifieras.

Om den personuppgiftsansvarige säljer eller på annat sätt omorganiserar sin affärsverksamhet kan uppgifterna överlämnas till köparen i samband med företagsarrangemangen.

Dessutom kan personuppgifter överföras till sådana registrerade samarbetspartner som behandlar personuppgifterna för den personuppgiftsansvariges räkning och under den personuppgiftsansvariges handledning. Den personuppgiftsansvariges samarbetspartner har i detta fall inte rätt att behandla personuppgifterna för egen räkning.

Uppgifterna överförs i princip inte utanför EU:s medlemsstater eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, såvida detta inte med tanke på ändamålet med behandlingen av personuppgifter eller det tekniska genomförandet av behandlingen är nödvändigt. I detta fall tillämpas de krav gällande överföring av uppgifter som har fastställts i dataskyddsförordningen.

8 Skydd av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige har vederbörliga tekniska och administrativa dataskyddsåtgärder till sitt förfogande för att säkerställa skyddet av personuppgifter. Personuppgifterna lagras i såväl elektroniska databaser som i manuellt administrerade material. Databaser som behandlas elektroniskt är skyddade med brandväggar, lösenord och andra inom dataskyddsbranschen allmänt godkända tekniska metoder. Manuellt administrerade och behandlade material förvaras i utrymmen till vilka obehöriga inte har tillträde.

Personuppgifterna behandlas endast av de separat utsedda och identifierade personer som för att kunna sköta sina uppgifter behöver behandla de personuppgifter som har lagrats i registret. Dessa personer har tillgång till systemet med personliga användarkoder för den personuppgiftsansvariges interna nät för vars användning och utlämnande var och en har ingått en särskild användarnamns- och sekretessförbindelse.

9 Personuppgifternas förvaringstid

Den registrerades personuppgifter förvaras endast så lång tid som behövs för förverkligandet av de användningsändamål som har fastställts i denna dataskyddsbeskrivning.

10 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har som registrerad i enlighet med dataskyddsförordningen följande rättigheter:

  • Den registrerade har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillträde till personuppgifter som rör honom eller henne själv samt rätt att begära att uppgifterna i fråga korrigeras. Begäran om korrigering av personuppgifter ska specificeras så, att felet i personuppgifterna enkelt kan upptäckas och korrigeras.
  • Den registrerade har rätt att begära att personuppgifterna raderas inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  • Den registrerade har rätt att begära en begränsad behandling av personuppgifterna samt motsätta sig behandlingen av personuppgifterna inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  • Den registrerade har rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat, det vill säga att få personuppgifter som rör honom eller henne i ett strukturerat och allmänt använt format, och att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  • Den registrerade har rätt att lämna in ett besvär till den nationella dataskyddsmyndigheten (i Finland dataskyddsombudsmannen) eller till annan dataskyddsmyndighet inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om den registrerade anser att man har brutit mot hans eller hennes lagstadgade rättigheter vid behandlingen av personuppgifter.

Den registrerade kan inlämna begäran om att använda de ovan nämnda rättigheterna till den kontaktperson som ansvarar för dataskyddsfrågor.

11 Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Den personuppgiftsansvarige utvecklar kontinuerligt sin affärsverksamhet och förbehåller sig därför rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att informera om detta i sin tjänst och på sin webbplats på adressen https://www.vmp.fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot/ . Ändringarna kan även grunda sig på ändrad lagstiftning. Den personuppgiftsansvarige rekommenderar att man bekantar sig med innehåller i dataskyddsbeskrivningen och läser den på nytt då och då.