Dataskyddsbeskrivning för arbetstagare

Uppdaterad 24.5.2018

1 Personuppgiftsansvarig

Varamiespalvelu-Group Oy (senare ”VMP”)
FO-nummer: 2514701-7
Mariegatan 6, 20101 ÅBO
Telefon: 040 307 5000

2 Kontaktperson i frågor som rör registret

Jurist Aki Saari
c/o Varamiespalvelu-Group Oy
Telefon: 040 307 5031
E-post: tietosuoja@vmp.fi

3 Om dataskyddsbeskrivningen

I denna dataskyddsbeskrivning i enlighet med artiklarna 13 och 14 i den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016/EU) beskrivs på vilket sätt den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter för arbetstagare i ett anställningsförhållande.

4 Personuppgifter som behandlas

Följande kategorier av personuppgifter om de registrerade samlas in och behandlas:

  • Den registrerades identifierings- och kontaktuppgifter, såsom namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, e-post, nationalitet, kön, bankuppgifter, kontaktuppgifter till närstående i nödsituationer samt annan information som med tanke på identifieringen av den registrerade är nödvändig (t.ex. kopia av identitetsbevis)
  • Information med anknytning till den registrerades anställningsförhållande, såsom
    • arbetsansökan och annan information med anknytning till arbetssökningsprocessen (bland annat utbildning och examen, arbets- och yrkeserfarenhet, kompetens och lämplighetsbedömning)
    • arbetsavtal och andra eventuella förbindelser och avtal med anknytning till anställningsförhållandet
    • information om arbetsuppgifternas innehåll, såsom befattning
    • information som rör utvecklingen i arbetsuppgifterna (bland annat information som rör utbildning)
    • information om arbetsprestationer (bland annat kompetens och språkkunskaper)
    • information som rör utbetalning av ersättningar som grundar sig på anställningsförhållandet (bland annat penninglön, naturaförmåner eller andra belöningsformer och information som rör dessa, beskattningsinformation och information som rör arbetsgivaravgifter, reseräkningar och kilometerersättningar)
    • information med anknytning till arbetsgivarens ansvar i fråga om anställningsförhållandet (bland annat information som rör försäkring av den registrerade)
    • information med anknytning till företagshälsovård, såsom uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd, om uppgifterna har samlats in från arbetstagaren själv eller från annat håll med arbetstagarens skriftliga medgivande och behandlingen av uppgifterna behövs för att utreda lön för sjukdomstid eller andra jämförbara förmåner med anknytning till hälsotillståndet eller för att utreda om det finns en välgrundad orsak till frånvaro från arbetet, eller om arbetstagaren uttryckligen vill detta utifrån de uppgifter om hälsotillståndet som rör den arbetsförmåga som ska utredas
    • information om fackföreningar, såsom medlemskap i fackförbund, om uppgifterna har samlats in med arbetstagarens samtycke och en behandling av uppgifterna behövs till exempel för att rekommendera fackföreningens medlemsavgiftsredovisningar
    • information om uppföljning av arbetstid och frånvaro (bland annat information från åtkomsthanteringssystemet, sjukfrånvaro, semester och andra ledigheter eller överenskommen frånvaro)
    • information om arbetsredskap (bland annat datorer och andra mobila enheter som har anvisats personen och information som rör användningen av dessa, personens e-postadresser och telefonnummer samt information som rör passerkort och nycklar)
    • information om behörigheter med anknytning till arbetsuppgifterna samt deras användarnamn och lösenord
    • information med anknytning till anställningsförhållandets upphörande (såsom avtal om anställningsförhållandets upphörande, arbetsintyg och information om pensionering)
  • Information om förändringar av den registrerades ovan nämnda identifierande personuppgiftskategorier.

5 Personuppgifternas regelmässiga källor

Personuppgifter som rör arbetstagare samlas i första hand in och uppdateras från arbetstagarna själva. Personuppgifter samlas även in från datasystem som används för att sköta arbetstagarens anställningsförhållande och arbetsgivarens förpliktelser, såsom information i HR-programvara.

Med den registrerades samtycke kan den personuppgiftsansvarige även samla in personuppgifter från andra källor. Inget samtycke behövs om den registeransvarige samlar in kredituppgifter eller uppgifter från brottsregister i syfte att utreda personens pålitlighet. Den registeransvarige meddelar personen på förhand om insamling av sådana uppgifter som rör honom eller henne i syfte att utreda pålitligheten.

6 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter för att sköta sådan uppgifter och förpliktelser som rör skötseln av arbetstagarens anställningsförhållande, såsom uppföljning av arbetstid och frånvaro, löneadministration, åtkomstövervakning samt inledande, skötsel, utvecklande och avslutande av anställningsförhållande. Personuppgifter kan även behandlas för statistikföring och planering av den personuppgiftsansvariges verksamhet. Personuppgifter kan behandlas för ovan nämnda ändamål med den registeransvarige i bolag som ingår i samma koncern.

Personuppgifter behandlas dessutom för att förverkliga den registeransvariges kundkommunikation. Kundkommunikationen kan även riktas till de registrerade via elektroniska redskap, till exempel nyhetsbrev som skickas via e-post. De personuppgifter som arbetstagaren uppger kan även användas för olika arbetsuppgifter och för att erbjuda förmåner som generellt hör samman med arbetslivet via elektroniska kommunikationskanaler samt för profilering av arbetstagaren såvida arbetstagaren inte har förbjudit profilering. Du har rätt att ändra inställningarna som rör insamlingen av dina uppgifter i e-tjänsten vmp.fi.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter utgörs av det berättigade intresse enligt den personuppgiftsansvariges och arbetstagarens anställningsförhållande samt den lagstiftning, såsom beskattnings-, inkasso- och statistiklagstiftning, som hör samman med skötseln av den personuppgiftsansvariges arbetsgivarförpliktelser. Den registrerades samtycke utgör rättslig grund för behandlingen av särskilda personuppgifter.

7 Utlämnande och överlåtande av personuppgifter

I registret lagrade personuppgifter kan utlämnas på ett sätt som gällande lagstiftning tillåter eller förpliktigar till eller med den registrerades samtycke till myndigheter som med stöd av lagen har rätt att få information från registret, såsom skatteverket och FPA samt andra aktörer med anknytning till skötseln av frågor som rör anställningsförhållandet, till exempel pensions- och olycksfallsförsäkringsbolag, fackförbund och den aktör som tillhandahåller företagshälsovårdstjänster.

Med den registrerades samtycke kan personuppgifter som med tanke på anställningsförhållandet är nödvändiga utlämnas till en sådan samarbetspartner till den personuppgiftsansvarige som arbetstagaren börjar utföra uppdrag åt för den personuppgiftsansvariges räkning.

När den registrerade använder nättjänster som tillhandahålls av den personuppgiftsansvarige eller ett företag som ingår i samma koncern och som kräver ett alias (till exempel diskussionsforum) visas det alias den registrerade har valt, vilket enligt den registrerades val även kan utgöras av hans eller hennes namn, i dessa nättjänster.

Dessutom kan personuppgifter överföras till sådana registrerade samarbetspartner som behandlar personuppgifterna för den personuppgiftsansvariges räkning och under den personuppgiftsansvariges handledning. Den personuppgiftsansvariges samarbetspartner har i detta fall inte rätt att behandla personuppgifterna för egen räkning. 

Uppgifterna överförs i princip inte utanför EU:s medlemsstater eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, såvida detta inte med tanke på ändamålet med behandlingen av personuppgifter eller det tekniska genomförandet av behandlingen är nödvändigt. I detta fall tillämpas de krav gällande överföring av uppgifter som har fastställts i dataskyddsförordningen.

8 Skydd av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige har vederbörliga tekniska och administrativa dataskyddsåtgärder till sitt förfogande för att säkerställa skyddet av personuppgifter. Personuppgifterna lagras i såväl elektroniska databaser som i manuellt administrerade material. Databaser som behandlas elektroniskt är skyddade med brandväggar, lösenord och andra inom dataskyddsbranschen allmänt godkända tekniska metoder. Manuellt administrerade och behandlade material förvaras i utrymmen till vilka obehöriga inte har tillträde.

Personuppgifterna behandlas endast av de separat utsedda och identifierade personer som för att kunna sköta sina uppgifter behöver behandla de personuppgifter som har lagrats i registret. Dessa personer har tillgång till systemet med personliga användarkoder för den personuppgiftsansvariges interna nät för vars användning och utlämnande var och en har ingått en särskild användarnamns- och sekretessförbindelse.

9 Personuppgifternas förvaringstid

Arbetstagarens personuppgifter förvaras endast så lång tid som behövs för förverkligandet av de användningsändamål som har fastställts i denna dataskyddsbeskrivning, dock högst tio år efter att anställningsförhållandet har upphört. Förvaringstiden på tio år grundar sig på den tid för väckande av talan som tillämpas på anställningssituationen, såsom förpliktelsen enligt arbetsavtalslagen om att ge ett arbetsintyg.

10 Arbetstagarens rättigheter

Arbetstagaren har som registrerad i enlighet med dataskyddsförordningen följande rättigheter:

  1. Arbetstagaren har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillträde till personuppgifter som rör honom eller henne själv samt rätt att begära att uppgifterna i fråga korrigeras. Begäran om korrigering av personuppgifter ska specificeras så, att felet i personuppgifterna enkelt kan upptäckas och korrigeras.
  2. Arbetstagaren har rätt att begära att personuppgifterna raderas inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  3. Arbetstagaren har rätt att begära en begränsad behandling av personuppgifterna samt motsätta sig behandlingen av personuppgifterna inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  4. Arbetstagaren har rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat, det vill säga att få personuppgifter som rör honom eller henne i ett strukturerat och allmänt använt format, och att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  5. Arbetstagaren har rätt att lämna in ett besvär till den nationella dataskyddsmyndigheten (i Finland dataskyddsombudsmannen) eller till annan dataskyddsmyndighet inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om den registrerade anser att man har brutit mot hans eller hennes lagstadgade rättigheter vid behandlingen av personuppgifter.

Genomförandet av rättigheterna i punkterna 1–3 ovan kan, vad gäller information med anknytning till arbetstagarens arbetssökning samt delvis med anknytning till arbetet (till exempel lönekalkyler och elektroniskt undertecknade arbetsavtal), utföras med arbetstagarens personliga koder i e-tjänsten vmp.fi. Genom att logga in där kan man se, redigera, överföra och radera de egna uppgifterna. Om de ovan beskrivna åtgärderna inte är möjliga på grund av ett tekniskt fel eller annan orsak ska begäran om korrigering av personuppgifter specificeras så, att felet i personuppgifterna enkelt kan upptäckas och korrigeras.

Arbetstagaren kan inlämna begäran om att använda de ovan nämnda rättigheterna till den kontaktperson som ansvarar för dataskyddsfrågor.

11 Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Den personuppgiftsansvarige utvecklar kontinuerligt sin affärsverksamhet och förbehåller sig därför rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att informera om detta i sin tjänst och på sin webbplats på adressen https://www.vmp.fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot/ . Ändringarna kan även grunda sig på ändrad lagstiftning. Den personuppgiftsansvarige rekommenderar att arbetstagarna bekantar sig med innehåller i dataskyddsbeskrivningen och läser den på nytt då och då.