Dataskyddsbeskrivning för arbetssökande kunder

Uppdaterad 24.5.2018

1 Personuppgiftsansvarig

Varamiespalvelu-Group Oy (senare ”VMP”)
FO-nummer: 2514701-7
Mariegatan 6, 20101 ÅBO
Telefon: 040 307 5000

2 Kontaktperson i frågor som rör registret

Jurist Aki Saari
c/o Varamiespalvelu-Group Oy
Telefon: 040 307 5031
E-post: tietosuoja@vmp.fi

3 Om dataskyddsbeskrivningen

I denna dataskyddsbeskrivning i enlighet med artiklarna 13 och 14 i den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016/EU) beskrivs på vilket sätt den personuppgiftsansvarige behandlar arbetssökande kunders personuppgifter.

4 Personuppgifter som behandlas

Följande kategorier av personuppgifter om de registrerade samlas in och behandlas:

Basuppgifter om personen, till exempel för- och efternamn, kontaktuppgifter och nationalitet.

Uppgifter om utbildning, till exempel examina, särskilda färdigheter, kompetens, språkkunskaper mm.

Arbetserfarenhet, till exempel uppgifter om arbetstillstånd, arbetshistoria och referenspersoner.

Information som rör arbetsansökan och sysselsättning, till exempel arbetssökningens läge, önskemål gällande arbetsplatsen, information som rör eventuella person- och lämplighetsbedömningar, foto och tillgänglighetsinformation, samt information som krävs för en eventuell säkerhetsutredning samt eventuella intresseområden med anknytning till arbetssökningen.

Annan information med anknytning till skötseln av arbetssökningsrelationen, till exempel uppgifter om körkort, uppgifter med anknytning till serviceproduktion inom den offentliga förvaltningen, svar på kunderfarenhetsenkäter med anknytning till utveckling av verksamheten, eventuellt nätalias i VMP:s nättjänst (till exempel diskussionsforum eller livechatt), uppgifter som rör kommunikationstillstånd och uppgifter med anknytning till tillhandahållandet av tilläggstjänster.

Information om förändringar av den registrerades ovan nämnda identifierande personuppgiftskategorier.

5 Personuppgifternas regelmässiga källor

Personuppgifter som rör den arbetssökande insamlas och uppdateras i första hand av den arbetssökande själv, från olika tjänster som den registrerade använder, till exempel vmp.fi-arbetssökningsblankett, CV-profil i e-tjänsten, kunderfarenhetsenkäter och andra responsblanketter. Med den arbetssökandes medgivande kan personuppgifter samlas in och uppdateras även från andra håll, såsom från den personuppgiftsansvariges samarbetspartner, företag eller myndigheter som erbjuder tjänster för att främja arbetssökning (t.ex. Fonecta).

I situationer som lagen tillåter kan den arbetssökandes personuppgifter även samlas in och uppdateras utan den registrerades medgivande.

6 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Den personuppgiftsansvarige behandlar den arbetssökandes personuppgifter för att sköta rekryteringsprocessen och ärenden med anknytning till denna. I detta fall utgör genomförandet av de åtgärder som krävs för att verkställa arbetsavtalet och uppgörandet av ett arbetsavtal på den arbetssökandes begäran den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter.

Personuppgifter behandlas dessutom för att förverkliga den registeransvariges kommunikation med arbetssökande. Kommunikationen kan riktas till de arbetssökande i till exempel elektroniskt format, såsom nyhetsbrev via e-post. Behandlingen av personuppgifter grundar sig i detta fall på den registeransvariges berättigade intresse vad gäller att informera arbetssökande om den personuppgiftsansvariges aktuella frågor samt att erbjuda arbetssökande förmåner och information om arbetssökning, arbetslivet och olika arbetsuppgifter. Den arbetssökande har rätt att förbjuda kommunikation till arbetssökande på det sätt han eller hon anser vara bäst:

  • genom att klicka på den förbudslänk som finns i kundmeddelandet/nyhetsbrevet
  • eller genom att kontakta den egna VMP-kontaktpersonen
  • eller genom att skicka e-post till asiointi@vmp.fi
  • eller genom att utnyttja förbudsrätten som finns i e-tjänstens CV-profil.

Det berättigade intresset som uppstår av skötseln av arbetssökningsprocessen och verkställandet av det avtals om hör samman med denna utgör en rättslig grund för behandling av personuppgifter.

7 Utlämnande och överlåtande av personuppgifter

Med den arbetssökandes medgivande kan personuppgifter som är nödvändiga med tanke på arbetssökningen utlämnas till en sådan arbetsgivarkund för vars uppdrag den arbetssökande kan väljas. Dessutom kan den arbetssökandes uppgifter utlämnas till företag i VMP koncernen för sysselsättningsfrämjande ändamål.

Dessutom kan personuppgifter överföras till sådana registrerade samarbetspartner som behandlar personuppgifterna för den personuppgiftsansvariges räkning och under den personuppgiftsansvariges handledning. Den personuppgiftsansvariges samarbetspartner har i detta fall inte rätt att behandla personuppgifterna för egen räkning. 

Uppgifterna överförs i princip inte utanför EU:s medlemsstater eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, såvida detta inte med tanke på ändamålet med behandlingen av personuppgifter eller det tekniska genomförandet av behandlingen är nödvändigt. I detta fall tillämpas de krav gällande överföring av uppgifter som har fastställts i dataskyddsförordningen.

8 Skydd av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige har vederbörliga tekniska och administrativa dataskyddsåtgärder till sitt förfogande för att säkerställa skyddet av personuppgifter. Personuppgifterna lagras i såväl elektroniska databaser som i manuellt administrerade material. Databaser som behandlas elektroniskt är skyddade med brandväggar, lösenord och andra inom dataskyddsbranschen allmänt godkända tekniska metoder. Manuellt administrerade och behandlade material förvaras i utrymmen till vilka obehöriga inte har tillträde.

Personuppgifterna behandlas endast av de separat utsedda och identifierade personer som för att kunna sköta sina uppgifter behöver behandla de personuppgifter som har lagrats i registret. Dessa personer har tillgång till systemet med personliga användarkoder för den personuppgiftsansvariges interna nät för vars användning och utlämnande var och en har ingått en särskild användarnamns- och sekretessförbindelse.

9 Personuppgifternas förvaringstid

Den arbetssökandes personuppgifter förvaras endast så lång tid som behövs för förverkligandet av de användningsändamål som har fastställts i denna dataskyddsbeskrivning, dock högst ett år efter att arbetssöknings- eller rekryteringsprocessen har upphört. Förvaringstiden på ett år grundar sig på den tid för väckande av talan som tillämpas på anställningssituationen, såsom den tid för väckande av talan enligt lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män.

10 Den arbetssökandes rättigheter

Den arbetssökande har som registrerad i enlighet med dataskyddsförordningen följande rättigheter:

  1. Den arbetssökande har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillträde till personuppgifter som rör honom eller henne själv samt rätt att begära att uppgifterna i fråga korrigeras.
  2. Den arbetssökande har rätt att begära att personuppgifterna raderas inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen. Den arbetssökandes begäran att personuppgifterna ska raderas från den personuppgiftsansvariges system under pågående arbetssökningsprocess innebär samtidigt att arbetssökningsprocessen avbryts för den arbetssökande det gäller.
  3. Den arbetssökande har rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat, det vill säga att få personuppgifter som rör honom eller henne i ett strukturerat och allmänt använt format, och att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  4. Den arbetssökande har rätt att begära en begränsad behandling av personuppgifterna samt motsätta sig behandlingen av personuppgifterna inom ramen för och i enlighet med den tillämpliga dataskyddsförordningen.
  5. Den arbetssökande har rätt att lämna in ett besvär till den nationella dataskyddsmyndigheten (i Finland dataskyddsombudsmannen) eller till annan dataskyddsmyndighet inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om den registrerade anser att man har brutit mot hans eller hennes lagstadgade rättigheter vid behandlingen av personuppgifter.

Genomförandet av rättigheterna i punkterna 1–3 ovan kan utföras med den arbetssökandes personliga koder i e-tjänsten vmp.fi. Genom att logga in där kan man se, redigera, överföra och radera de egna uppgifterna. Om de ovan beskrivna åtgärderna inte är möjliga på grund av ett tekniskt fel eller annan orsak ska begäran om korrigering av personuppgifter specificeras så, att felet i personuppgifterna enkelt kan upptäckas och korrigeras.

Alternativt kan den registrerade inlämna begäran om att använda de ovan nämnda rättigheterna till den kontaktperson som ansvarar för dataskyddsfrågor.

11 Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Den personuppgiftsansvarige utvecklar kontinuerligt sin affärsverksamhet och förbehåller sig därför rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att informera om detta i sin tjänst och på sin webbplats på adressen https://www.vmp.fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot/ . Ändringarna kan även grunda sig på ändrad lagstiftning. Den personuppgiftsansvarige rekommenderar arbetssökande att bekanta sig med innehåller i dataskyddsbeskrivningen och läsa den på nytt då och då.